導入事例

働き方改革のなかで浮かび上がったプリントの課題

地域（業務）限定型正社員や派遣社員（以下、スタッフ）を多く抱える株式会社イマジンプラス（以下、イマジンプラス）では、スタッフたちが心地良く働ける環境づくりに取り組んでいる。2018年5月には本社のリニューアルを行い、働き方改革に即した業務形態を構築したのもその一環だ。

「テレワークシステムの導入、ノートパソコンの支給、ネットワーク環境の整備を行うほか、プリント環境についても、より機動力のある環境を模索しました。そこでプリントの課題が浮かび上がってきたのです」と、経営戦略部 統括マネージャー 松尾 邦彦氏は語る。多様な人材に多様な働き方を提案するイマジンプラスでは、店舗型ビジネスも取り扱っており、スタッフの負担や効率を考慮し、プリント環境を含め整備に取り組んでいる。

プリント環境の2つの課題：外出先からのプリントと書類の郵送にかかる工数と経費

「営業部門の社員の利便性と生産性を考慮し、ネットワーク環境を整備して外出先でも仕事ができるようにしました。問題は外出先では書類のプリント方法がないこと。クライアントに提出する企画書や見積書、面談する場合に必要となるスキルシートなど、どうしてもプリントが必要な場面がありました」（松尾氏）。

また、現場で働く多くの派遣スタッフとのやり取りは基本メールとなるが、プリントした書類のやり取りが必要になる場合がある。「PDFをメール送付し、スタッフ側でプリントしてもらえればベストですが、プリンターを所有しているスタッフはわずかのため、書類の郵送にかかる工数、費用の削減が課題でした」と、松尾氏は語る。

コンビニプリントサービスがプリント環境の課題を解決

営業やスタッフのプリント環境を解決する手段として、たどり着いたのがコンビニプリントサービスだった。「コンビニエンスストアは日本全国にあります。そこには複合機が設置されており、ネットワーク上にアップロードされた書類を最寄りのコンビニエンスストアの複合機からプリントすることができます。つまり、営業もスタッフもコンビニプリントを活用すれば、プリント環境の課題を解決できるのです」（松尾氏）。

1つのコンビニエンスストアに縛られないコンビニプリントサービスに興味

イマジンプラスはコンビニプリントサービス導入に向けてリサーチを行った。すると、複合機メーカー大手が、コンビニエンスストアを限定する形でサービスを提供していることが分かった。

ベストなプリント環境は、1つのコンビニエンスストアに限定せず、同じ仕組みでプリントができること。さらにリサーチを進めるうち、その条件を満たしているシーイーシーのCanDayコンビニプリントサービスの存在を知った。

より良いプリント環境を提供できるのはCanDay

各複合機メーカーが提供するコンビニプリントサービスを比較・検討した結果、イマジンプラスはシーイーシーのCanDayを採用した。その理由は次の通りだ。

ほぼすべてのコンビニエンスストアをカバーできる

CanDayの特長は、コンビニエンスストアを問わないプリントサービスが提供できること。「複合機メーカー独自のサービスだと、カバーできるコンビニエンスストアが限られてしまい、エリアによっては使用できるコンビニエンスストアがないという問題が発生してしまいますが、CanDayならほぼすべてのコンビニエンスストアが利用できます。営業・スタッフにより良いプリント環境を提供できるのはCanDayだと考えました」（松尾氏）。

プリント費用は本社で一括計上

通常のコンビニプリントサービスは、プリントする際に必要な料金を現場の営業・スタッフが立て替えなければならない。「CanDayなら現場で料金を支払う必要はなく、すべて本社への一括請求。しかも、請求元はシーイーシーに一元化されていますから、運用負荷は大きく削減できます」（松尾氏）。

助成金が利用できる

イマジンプラスでは、今回のコンビニプリントサービス導入において、東京都の「女性の活躍推進等職場環境整備助成金」を申請し、認可された。

福岡支社では、CanDayが大活躍

「福岡支社ではすでにCanDayが欠かせないツールとなっています」と、経営戦略部 採用戦略課 川瀬 亜子氏は語る。

入店申請書のプリント

イマジンプラスのスタッフが活躍する場所のひとつが家電量販店。メーカーの役割を担って家電量販店で販売活動を行うわけだが、その際には入店申請書を持参しなければならない。「スタッフが事前に入店申請書をプリントして持参します。このときもCanDayのサービスを利用しています」（川瀬氏）。

タイムシート／有休申請書のプリント

スタッフのスケジュールは、スタッフからタイムシート／有休申請書を受け取って調整を行う。「コンビニエンスストアでプリントできるCanDayを導入してからは、タイムシート／有休申請書に関する発送の手間がなくなりました。スタッフがプリントしたかどうか、ログで分かるのも便利です」（川瀬氏）。

労働契約書送付に要する工数・経費を軽減したい

イマジンプラスがCanDayに大きな期待をかけているのはスタッフとの労働契約書のやりとり。今のところ、労働契約書は書面で渡すのが大原則だが、厚生労働省の労働政策審議会（労働政策審議会労働条件分科会）で審議された結果、労働基準法が改正されれば、労働契約書のデータでの受け渡しが可能になる。

「当社は毎月数百名のスタッフと労働契約を結んでいます。スタッフとのやり取りで、労働契約書をプリントして印鑑を押し郵送する手間は、会社にとって大きな負担。CanDayでプリントできるようになれば、労働契約書の送付に要する工数や経費は大きく軽減できるのではないかと考えています」（松尾氏）。

コンビニスキャンサービスの新機能に期待

CanDayには、複合機に備わっているスキャンの機能を活用し、スタッフからの返信書類をデータ化して本社あるいは支社に送信する機能が備わる予定だ。イマジンプラスでは、この新サービスにも大きな期待を寄せている。

「契約の際、支社あるいは本社に足を運べない遠方のスタッフには、契約セットに返送用の切手を貼った封筒も同封しています。CanDayでプリントやスキャンの双方向のやり取りが可能になれば、我々は書類をデータで受け取ることができ、これまで以上に工数、 経費を軽減できるはずです」（川瀬氏）。

CanDayによって管理工数が削減できた分、スタッフとのコミュニケーションなど付加価値部分に注力していきたいとイマジンプラスは考えている。